Microsoft WordMicrosoft WordMicrosoft Word

I - Khởi động - Màn hình Microsoft Word
1 - Khởi động Microsoft Word
Thông thường sau khi cài đặt, Shortcut của Microsoft Word được đặt ở Programs trong Start menu. Còn ở trên đĩa chương trình này được đặt trong C:\Program files\Microsoft Office\Office. Vì vậy để khởi động Word c? thể thực hiện bằng một trong 2 cách sau:
Cách 1 : K?ch chuột vào Start menu chọn Programs rồi chọn Microsoft Word.
Cách 2 (dùng khi không c? biểu tượng của Word) : K?ch chuột vào Start menu chọn Programs rồi nhập dòng lệnh:
"C:\Program Files\Microsoft Office\Office\WINWORD.EXE"
2 - MÀN HÌNH MICROSOFT WORD 2000.

V? cơ bản cửa sổ Word tương tư như cửa sổ của các phần m?m ứng dụng khác (đã trình bày ở phần Microsoft Windows), vì vậy ở đây chỉ trình bày chi ti?t các thành phần đặc trưng:
<+> Thanh menu gồm : Trình đơn File chứa các lệnh liên quan đ?n tệp, Edit chứa các lệnh v? soạn thảo, View chứa các lệnh quản l? khung nhìn, Edit chứa các lệnh phục vụ soạn thảo, Insert chứa các lệnh ch?n (nhúng) đối tượng, Format chứa các lệnh đ?nh dạng văn bản, Tools chứa các lệnh là công cụ của Word, Table chứa các lệnh v? bảng biểu, Windows chứa các lệnh thao tác với cửa sổ tài liệu và Help hướng dẫn sử dụng Word.
<+> Thanh công cụ chuẩn :

Hướng dẫn sử dụng Microsoft Word
Kiểm soát tỉ lệ cửa sổ tài liệu
ẩn/Hiện các dấu ngắt đoạn
Hiện tài liệu dưới dạng bản đồ
Bật/Tắt thanh công cụ vẽ
Tạo cột cho văn bản
Ch?n bảng t?nh Excel vào tài liệu
Ch?n bảng vào tài liệu (4 x 5)
Bật/Tắt thanh công cụ bảng và đường vi?n
Ch?n các đối tượng siêu liên k?t
Thực hiện lại các lệnh soạn thảo
Huỷ thực hiện các lệnh soạn thảo



Sao ch?p đ?nh dạng
Dán văn bản, đối tượng t? bộ đệm ra màn hình soạn thảo
Ch?p văn bản, đối tượng vào bộ đệm
Cut văn bản, đối tượng vào bộ đệm
Kiểm tra ngữ pháp và ch?nh tả ti?ng Anh
Xem trước trang in
In tài liệu
Ghi tài liệu lên đĩa
Mở tài liệu đã c? trên đĩa
Mở tài liệu mới

<+> Thanh trạng thái :
Thanh trạng thái thông báo một số thông tin v? tình trạng làm việc hiện tại bao gồm Số thứ tự của hiện hành (trang chứa con trỏ) - Page , vùng hiện tại, trang hiện tại trên tổng số trang - 3/9, tạo độ con trỏ hiện hành, nút lệnh Record Macro, nút lệnh theo dõi sự thay đổi trong tài liệu, tình trạng của ph?m Insert, trạng thái in khi thực hiện in tệp,…



<+> Thanh công cụ đ?nh dạng :

Đặt màu cho văn bản
Đặt màu n?n cho văn bản
Vi?n xung quanh khối chọn
Tăng khoảng thụt vào so với l? trái
Giảm khoảng thụt vào so với l? trái
Tạo dầu nhấn mạnh cho đoạn văn bản
Đánh số cho đoạn văn bản



Căn thẳng văn bản theo hai l?
Căn thẳng văn bản theo l? phải
Căn thẳng văn bản theo giữa hai l?C
Căn thẳng văn bản theo l? tráiC
Tạo hiệu ứng gạch chân cho văn bản
Tạo hiệu ứng nghiêng cho văn bảnT
Tạo hiệu ứng đậm cho văn bản
Hộp k?ch thước chữH
Hộp danh sách kiểu chữ
Hộp danh sách thẻ đ?nh dạngH

II - Thao tác với tệp tin tài liệu
1 - Tạo tài liệu mới theo mẫu chuẩn
Word là phần m?m soạn thảo mạnh t?ch gộp trong bộ chương trình của n? các mẫu văn bản được thi?t k? sẵn. Normal là kiểu gồm các đ?nh dạng thông dụng do người dùng tự thi?t lập, khi dùng thẻ soạn thảo này chỉ cần thay đổi một số đ?nh dạng nhỏ cho phù hợp với loại tài liệu cần soạn thảo.
Để tạo tệp tài liệu mới với thẻ Normal thực hiện các thao tác sau:
+> Mở trình đơn File chọn lệnh New…
+> Chọn thẻ General, chọn Blank Document, chọn Document trong Create New sau đ? nhấn OK.

2 - Mở tài liệu đã c? trên đĩa
+> Mở trình đơn File chọn lệnh Open…

+> Chọn danh mục chứa tệp cần mở ở Look in.
+> Chọn tên tệp cần mở ở hộp nội dung của danh mục đã được chọn  Open.
* - Lưu ? ở Files of type cần chọn All Word Documents thì ở danh sách mới hiển th? tên các tệp tài liệu hiện c? ở danh mục được chọn.
3 - Cất giữ tệp tài liệu
+> Chuyển tệp cần ghi thành hiện hành.
+> Mở trình đơn File chọn lệnh Save.
+> Nhập tên tệp tài liệu sẽ được ghi tại File name
+> Chọn danh mục chứa tệp cần ghi ở hộp Save in.
+> Chọn kiểu ghi tệp ở Save as type (Word Document, Text Only hoặc Word 6.0/95 v.v…)  Save.
4 - Đ?ng tệp
Mở trình đơn File chọn lệnh Close.
+> N?u tệp được đ?ng không c? sự thay đổi gì thì n? được đ?ng và giải ph?ng khỏi bộ nhớ.
+> Trong trường hợp tệp được đ?ng là tệp mới hoặc tệp đã ghi nhưng c? sự thay đổi thì thông báo sau xuất hiện:


- N?u người dùng chọn Yes mà tệp được đ?ng là tệp mới thì Word cho hiển th? hộp thoại Save as để yêu cầu cung cấp thêm thông tin cho lệnh ghi, còn n?u là tệp đã được ghi tối thiểu một lần thì Word ti?n hành ghi lại những sự thay đổi rồi đ?ng tệp.
- N?u chọn No thì Word sẽ đ?ng tệp mà không lưu lại các thay đổi.
- Chọn Cancel để quay v? soạn thảo.
5 - Thi?t lập trang
+> Chuyển tệp cần đặt trang thành hiện hành.
+> Mở trình đơn File chọn lệnh Page Setup... Hộp thoại Page Setup gồm nhi?u thẻ để thi?t lập t?ng loại thuộc t?nh của trang văn bản.
a - Đặt l?
+> Chọn thẻ Margin.

+> Đặt k?ch thước của l? tại các mục Top (l? trên), Bottom (l? dưới), Left (l? trái), Right (l? phải); K?ch thước của tiêu đ? trên (Header), dưới (Footer) tại mục From edge.
+> Chọn Mirror margins trong trường hợp muốn in văn bản 2 mặt.
+> Nhấn OK để thực hiện lệnh, n?u muốn lưu các tuỳ chọn vào thẻ Normal nhấn nút Default…
b - Đặt khổ giấy
+> Chọn thẻ Paper Size.

+> Chọn khổ giấy ở hộp Paper size (Lưu ?: Các khổ chỉ được thi?t lập khi đã cài máy in vào Windows).
+> Chọn hướng giấy theo chi?u dọc (Portrait) hoặc ngang (Landscape) tại mục Orientation  OK (Default).
c - Đặt nguồn giấy
+> Chọn thẻ Paper Source.

+> Đặt kiểu nguồn giấy cho trang đầu ở mục First page c? thể là: Khay giấy ngầm đ?nh [Default tray (Auto Select)], Tự động chọn [Auto Select] hoặc nạp bằng tay (Manual Feed).
+> Đặt kiểu nguồn giấy cho các trang còn lại ở mục Other page.
+> Chọn OK (Default…).
III - Soạn thảo văn bản trong Word
1 - Phương thức gõ ti?ng Việt kiểu Telex
aw  ă
aa  â
dd  đ
ee  ê
oo  ô
ow ([)  ơ
uw (])  ư AW  Ă
AA  Â
DD  Đ
EE  Ê
OO  Ô
OW({)  Ơ
UW (})  Ư f  Dấu huy?n
s  Dấu sắc
r  Dấu hỏi
x  Dấu ngã
j  Nặng
z  Xoá dấu
Phương thức này bỏ dấu theo kiểu m? -trực-ti?p-dấu-tự-động
Bạn chuyển đổi sang ch? độ không bỏ dấu bằng tổ hợp ph?m SHIFT -SHIFT hoặc Alt -Z hay Ctrl - ~ .
V? dụ:
Bạn gõ dòng chữ: "Nước chảy đá mòn" bằng dãy các ph?m sau
Nuwowcs chayr < ph?m cách > ddas monf
2 - Nguyên tắc nhập văn bản trong Word
Đối tượng xử l? của Word là t?ng k? tự, t?ng t?, t?ng câu, t?ng đoạn thậm ch? cả tệp tài liệu. Nhưng đoạn văn bản là đối tượng chủ y?u Word quan tâm xử l?. Do đ?, trong quá trình soạn thảo nên cố gắng phân biệt đoạn một cách rõ ràng. Đoạn được bắt đầu bằng dấu Enter và k?t thúc c?ng bằng dấu này, các câu trong đoạn phải được nhập liên tục và khi h?t chỗ trên một dòng Word sẽ tự động chuyển con trỏ xuống dòng dưới để nhập ti?p.
3 - Thao tác đối với khối
a - Chọn văn bản - Đối tượng
<+> Chọn văn bản:
+> Chọn bằng bàn ph?m: Thực hiện việc chọn văn bản bằng cách ấn giữ ph?m Shift rồi gõ các ph?m di chuyển.
+> Chọn bằng chuột:
- K?ch chuột ở v? tr? đầu và k?o đ?n v? tr? cuối để chọn một khối văn bản.
- K?ch liên ti?p ba lần trong một đoạn để chọn toàn đoạn đ?.
<+> Chọn đối tượng: Để chọn đối tượng bằng cách đặt chuột lên đối tượng đ? rồi bấm chọn. Đối tượng được chọn sẽ c? đường vi?n bao quanh.
b - Cắt
Chọn văn bản hoặc đối tượng cần cắt sau đ? k?ch chuột vào nút Cut trên thanh công cụ hay thực hiện lệnh Edid \Cut, nội dung b? cắt sẽ được chuyển vào bộ đệm (Clip board).
c - Sao ch?p
Chọn văn bản hoặc đối tượng cần sao ch?p rồi k?ch vào nút Copy trên thanh cung cụ hay thực hiện lệnh Edid \Copy, nội dung của văn bản c?ng được chuyển vào ClipBoard.
d - Dán
Đặt con trỏ tại v? tr? cần dán rồi thực hiện lệnh Edid \Paste hoặc k?ch vào nút Paste trên thanh công cụ, nội dung trong bộ đệm sẽ được dán ra màn hình soạn thảo tại v? tr? con trỏ
e - Di chuyển
- Bản chất là thực hiện thao tác cắt và dán.
- Để thực hiện nhanh thao tác bằng chuột trong hộp thoại Opition thẻ Edid chọn mục Drag -and-Drop text Editing.
Chọn văn bản (đối tượng) cần di chuyển sau đ? đặt chuột vào vùng chọn rồi thực hiện thao tác k?ch và k?o đ?n v? tr? mới.
f - Huỷ bỏ lệnh soạn thảo đã thực hiện
Để huỷ bỏ lệnh soạn thảo đã thực hiện vào trình đơn Edit chọn lệnh Undo.
g - Lặp lại lệnh soạn thảo đã thực hiện
Để làm lại lệnh soạn thảo đã thực hiện vào trình đơn Edit chọn lệnh Redo.
4 - Tìm ki?m và thay th? văn bản
+> Mở trình đơn Edit chọn lệnh Replace… Chọn thẻ Replace

+> Nhập văn bản cần tìm vào hộp Find What và văn bản cần thay th? vào hộp Replace with.
+> Để thi?t lập tuỳ chọn tìm ki?m nhấn chuột vào nút More, hộp thoại Find and Replace sẽ được mở rộng thêm một phần xuống ph?a dưới.
Chọn: - All (Up/Down) ở hộp Search để xác đ?nh phạm vi tìm ki?m.
- Match case : tìm c? phần biệt chữ hoa và chữ thường.
- Find whole words only : tìm riêng t?ng t?.
- Use wildcards : tìm theo k? tự đại diện.
- Sounds like : tìm theo phiên âm.
- Find all word forms : tìm cả các t? biểu mẫu.
+> K?ch nút Find Next để bắt đầu tìm ki?m.
+> Khi tìm thấy văn bản Word tự động chọn t? được tìm thấy và d?ng lại chờ quy?t đ?nh của người dùng. Lúc này, c? thể chọn nút Replace để thay th? hoặc chọn Replace All thì Word sẽ tự động thay th? tất cả các t? được tìm thấy, còn n?u chọn Find Next thì Word bỏ qua văn bản được tìm thấy và ti?m tục tìm ki?m.
+> K?t thúc tìm ki?m Word đưa ra thông báo:

K?ch OK để k?t thúc rồi k?ch Cancel để đ?ng hộp thoại Find and Replace.
IV - Biên tập bi?n đổi thuộc t?nh văn bản
1 - Đ?nh dạng kiểu chữ
+> Chọn đoạn văn bản cần đ?nh dạng kiểu chữ rồi thực hiện lệnh Font trong trình đơn Fomat  Chọn thẻ Font.
+> Chọn kiểu chữ ở hộp Font.
+> Để thay đổi k?ch thước chữ chọn k?ch thước tại mục Size.
+> Hộp Font Style cho ph?p gán các kiểu dáng chữ của một Font cho văn bản gồm c?: Regular cho kiểu chữ bình thường, Italic cho ki?u chữ nghiêng, Bold cho ki?u chữ đậm, Bold Italic cho kiểu dáng chữ đậm và nghiêng .
+> Hộp Underline dùng lựa chọn các kiểu gạch chân.
+> Mục Effect dùng đặt các hiệu ứng cho văn bản như:
- Strikethough : tạo hiệu ứng gạch bỏ văn bản bằng dấu gạch đơn.
- Double strikethough : tạo hiệu ứng gạch bỏ văn bản bằng dấu gạch đôi.
- Superscript : tạo hiệu ứng chỉ số trên.
- Subscript : tạo hiệu ứng chỉ số dưới.
- Shadow, Outline, Emboss, Engrave : Bật/tắt hiệu ứng tạo chữ b?ng, vi?n ngoài, làm nổi và hiệu ứng khắc sâu.
- Small caps, All caps, Hidden : Bật/tắt hiệu ứng tạo chữ hoa nhỏ, chữ hoa đầy đủ và ẩn văn bản.

Sau khi đã thực hiện song toàn bộ các thay đổi, chọn nút OK để áp dụng, n?u chọn Default… Word sẽ ghi các tuỳ chọn này vào tệp Normal.DOT (đặt ch? độ ngầm đ?nh).
2 - Đ?nh dạng đoạn văn bản
+> Chọn đoạn văn bản cần đ?nh dạng rồi thực hiện lệnh Pragraph… trong trình đơn Fomat  Chọn thẻ Indents and Spacing.
+> Chọn các chi?u canh chỉnh trong hộp Aligment gồm: Left canh chỉnh thẳng theo l? trái, Center canh chỉnh thẳng giữa theo hai l?, Right canh chỉnh thẳng theo l? phải, Justify canh đ?u theo hai l?.
+> Mục Indentation dùng đặt khoảng thụt so với hai l?:
- Left, Right : thụt dòng so với l? trái hoặc phải.
- Thụt dòng đặc biệt (Special) với First line (dòng đầu), Hanging thụt dòng kiểu treo.
+> Đặt khoảng cách giữa các đoạn và các dòng trong đoạn tại mục Spacing.

+> K?ch OK để áp dụng các tuỳ chọn và đ?ng hộp thoại.
3 - Soạn thảo văn bản nhi?u cột
Chọn đoạn văn bản cần tạo cột rồi thực hiện lệnh Colums…trong trình đơn Format.

Các mục tuỳ chọn:
+> Mục Presets cho ph?p chọn 1 trong 5 mẫu đ?nh cột c? sẵn hoặc dùng hộp Number of Columns để tạo số cột tuỳ ?.
+> Mục Width and Spacing dùng đặt rộng và khoảng cách của các cột với đi?u kiện tuỳ chọn Equal column width đã được tắt.
+> Chọn Line between n?u muốn tạo đường kẻ giữa các cột.
+> Hộp Apply dùng để chọn áp dụng: Whole Document toàn bộ văn bản, This Point Forward áp dụng t? v? tr? con trỏ v? cuối tệp tài liệu.
+> Chọn Start New Colums n?u muốn thi?t lập cột bắt đầu t? trang mới .
+> K?ch OK để thi?t lập các thông số đã chọn và đ?ng hộp thoại.
4 - Cài đặt tab
+> Chọn đoạn văn bản cần đạt TAB rồi chọn lệnh Tabs… trong trình đơn Format.

+> Nhập khoảng cách điểm d?ng t?nh t? l? trái ở hộp Tab Stop Position.
+> Chọn chi?u canh chỉnh tại dấu Tab tại mục Alignmemt gồm:
- Left : canh chỉnh thẳng theo m?p trái của điểm Tab.
- Center: lấy điểm Tab làm tâm canh chỉnh đ?u văn bản sang 2 bên .
- Right : canh chỉnh thẳng theo m?p phải của điểm Tab.
- Decimal: chỉnh thẳng cột số liệu theo dấu chấm thập phân.
- Bar : ch?n vạch thẳng đứng tại điển Tab.
+> Chọn kiểu dẫn đ?n điểm Tab tại mục Leader.
+> Đặt điểm Tab ngầm đ?nh trong hộp Default Tab Stop.
+> Chọn Set để thi?t lập điểm d?ng và đưa vào danh sách .
+> Chọn Clear (Clear All) n?u muốn xoá điểm d?ng trong hộp Tab Stop Position.
+> K?ch OK để thi?t lập các tuỳ chọn.
* Ngoài còn c? thể đặt Tab trực ti?p trên thước bằng cách: Chọn kiểu điểm d?ng tại nút bên trái của thước ( ) rồi k?ch chuột lên thước tại các điển muốn đặt Tab .
Muốn đi?u chỉnh lại điểm d?ng trên thước ta bấm lên dấu Tab và k?o đ?n điểm mới.
Muốn xoá dấu Tab bấm chuột lên n? và k?o ra khỏi thước.
5 - Đánh số và tạo dấu nhấn mạnh cho đoạn văn bản
+> Chọn đoạn văn bản cần đánh số hay tạo dấu nhấn mạnh. Rồi thực hiện lệnh Bullets and Numbering… trong trình đơn Format.

+> Để tạo dấu nhấn mạnh: Chọn thẻ Bullsted sau đ? chọn cách tạo nhấn mạnh rồi k?ch chuột vào nút OK.
+> Để đánh số cho các đoạn: Chọn thẻ Nummbered chọn cách đánh số và k?ch chuột vào nút OK.
* Lưu ? chọn nút Customize… để đi?u chỉnh chi ti?t kiểu đánh số hoặc nhấn mạnh đã chọn.
Muốn huỷ bỏ đánh số vào dấu nhấn mạnh cho đoạn văn bản trước h?t chọn đoạn văn bản đã được đánh số hoặc tạo dấu nhấn mạnh rồi bật nút Bullets hoặc Numbering trên thanh đ?nh dạng.
6 - Ph?ng to k? tự đầu đoạn văn bản
+> Chọn k? tự cần đ?nh dạng .
+> Chọn lệnh Drop Cap… trong trình đơn Format.
+> Chọn kiểu drop cap tại ở mục Position gồm:
- None : Không tạo drop cap.
- Dropped : Ph?ng to k? tự.
- In Margin : Ph?ng to k? tự và đặt nằm trên cột riêng .

+> Chọn kiểu chữ cho k? tự ph?ng to ở hộp Font.
+> Chọn số dòng chứa k? tự được ph?ng to tại mục Lines to drop.
+> Mục Distance from Text dùng đặt khoảng cách t? k? tự ph?ng to đ?n văn bản .
+> Chọn OK để thực hiện lệnh và đ?ng hộp thoại .
7 - Thẻ đ?nh dạng
a - Tạo thẻ
+> Chọn đoạn văn bản chứa các đ?nh dạng cần đưa vào thẻ.
+> Mở trình đơn Format chọn lệnh Style…

+> Chọn nút New… khi xuất hiện hộp thoại nhập tên thẻ cần tạo vào hộp Name.
+> N?u muốn lưu thẻ vào tệp Normal.dot k?ch chọn Add to template.
+> N?u muốn gán tổ hợp ph?m tắt cho thẻ chọn nút Shortcut key… khi xuất hiện hộp thoại Customize Keyboard nhấn tổ hợp ph?m tắt là ph?m di chuyển, ph?m xoá, Insert hoặc tổ hợp ph?m phải bắt đầu bằng ph?m Ctrl, Alt hay Shift. Sau đ? chọn Assign rồi k?ch Close.
+> Chọn Close (Apply) để k?t thúc việc tạo thẻ và đ?ng hộp thoại.
b - Sử dụng thẻ
Muốn gán thẻ đã tạo cho đoạn văn bản được chọn nhấn ph?m tắt hoặc chọn tên thẻ trên hộp Style của thanh công cụ đ?nh dạng hay mở hộp thoại Style chọn tên thẻ cần gán rồi nhấn nút Apply.
c - Hiệu chỉnh thẻ đã tạo
Để hiệu chỉnh thẻ đã tạo mở hộp thoại Style chọn tên thẻ cần hiệu chỉnh sau đ? chọn nút Modify… rồi ti?n hành hiệu chỉnh bằng cách nhấn chọn nút Format.
d - Xoá thẻ
Xoá thẻ bằng cách mở hộp thoại Style chọn tên thẻ cần xoá rồi chọn Delete.
8 - Sao ch?p đ?nh dạng
Chọn đoạn văn bản đã chứa đ?nh dạng cần sao ch?p, sau đ? nhấn nút lệnh Format Painter trên thanh công cụ Standard, khi con trỏ soạn thảo chuyển sang dạng chọn đoạn văn bản muốn sao ch?p đ?n.
V - Tạo và biên tập bảng
1 - Ch?n bảng vào văn bản đang soạn thảo
Đặt con trỏ tại v? tr? muốn ch?n bảng, rồi chọn Table… trong Table \Insert.

+> Nhập số cột và số hàng của bảng muốn ch?n tại Number of Columns và Number of Rows.
+> Xác đ?nh độ rộng của cột ở mục AutoFit behavior gồm các tuỳ chọn:
- Fixed column width : người dùng đặt ch?nh xác độ rộng hoặc để Word tự động xác đ?nh độ rộng của các cột, thường chọn Auto.
- AutoFit to contents : Word tự động đi?u chỉnh độ rộng của cột sao cho luôn đủ chứa nội dung của các ô trong cột.
- AutoFit to windows : lấy độ rộng cột tương ứng với k?ch thước của cửa sổ tài liệu.
+> K?ch chuột vào vào nút OK để ch?n bảng.
2 - Biên tập lại dạng thức của bảng
a - Di chuyển con trỏ soạn thảo trong bảng
Tab : Di chuyển con trỏ đ?n ô k? ti?p.
Shift + Tab : Di chuyển con trỏ v? ô trước.
Alt + Home : Di chuyển con trỏ v? ô đầu tiên của hàng hiện thời.
Alt + End : Di chuyển con trỏ đ?n ô cuối cùng của hàng hiện thời.
Alt + PageUp : Di chuyển con trỏ v? ô trên cùng của cột hiện thời.
Alt + PageDown : Di chuyển con trỏ xuống ô dưới cùng của cột hiện thời.
b - Chọn ô
<+> Chọn ô đơn: Đặt chuột đ?n vùng chọn của ô và bấm đơn.
<+> Chọn các ô liên ti?p: Bấm chuột ở ô đầu và k?o đ?n ô cuối (n?u dùng bàn ph?m: ấn giữ ph?m Shift + ph?m di chuyển con trỏ để chọn.
<+> Chọn 1 hoặc nhi?u cột: Đặt chuột lên trên cột cần chọn khi chuột chuyển sang dạng  k?ch chuột để chọn 1 hoặc nhi?u cột liên ti?p.
<+> Chọn 1 hoặc nhi?u hàng liên ti?p: Đặt chuột ra ngoài hàng cần chọn khi chuột chuyển v? dạng ngầm đ?nh k?ch chuột để chọn 1 hoặc nhi?u hàng liên ti?p.
c - Xoá nội dung văn bản trong ô
Chọn ô cần xoá rồi bấn ph?m Delete.
d - Xoá ô, hàng, cột hoặc cả bảng
+> Chọn ô cần xoá
+> Mở trình đơn Table  Delete :
- Chọn Table xoá toàn bộ bảng.
- Chọn Columns để xoá cột chứa ô đã được chọn.
- Chọn Rows để xoá hàng chứa ô đã được chọn.
- Chọn Cells… khi hộp đối thoại xuất hiện ti?p tục xác đ?nh tuỳ chọn xoá:
 Shift Cells Left xoá ô được chọn và k?o ô bên trái v?.
 Shift Cells Up xoá ô được chọn và đưa nội dung ở ô bên dưới lên.
 Delete Entire Row xoá hàng chứa ô được chọn.
 Delete Entire Column xoá cột chứa ô được chọn.
- Chọn nút OK để ti?n hành xoá.
e - Ch?n thêm một hàng hoặc một cột
+> Chọn cột hàng hoặc cột trên bảng để xác đ?nh v? tr? ch?n.
+> Mở trình đơn Table  Insert, rồi chọn:
- Columns to the Left : ch?n các cột vào bên trái điểm chọn.
- Columns to the Right : ch?n các cột vào bên phải điểm chọn.
- Rows Above : ch?n các hàng lên trước điểm chọn.
- Rows Below : ch?n các hàng xuống ph?a dưới điểm chọn.
- Cells…

Xác đ?nh tuỳ chọn ch?n rồi nhấn nút OK.X
+> Muốn ch?n một hàng vào cuối bảng đặt con trỏ đ?n ô cuối cùng của bảng và nhấn ph?m Tab một hàng mới sẽ được tạo thêm vào cuối bảng.
f - Thay đổi độ rộng của cột
Đặt chuột đ?n biên bên phải của cột cần thay đổi khi con trỏ chuyển sang dạng  k?ch và k?o chuột để thay đổi k?ch thước.
* Lưu ?: Với chi?u cao của hàng n? sẽ được tự động mở rộng khi nhập văn bản đầy ô hoặc nhấn ph?m Enter.
g - Tạo đường vi?n cho bảng
+> Hiển th? thanh công cụ Tables and Borders (n?u n? b? tắt hiển th?).
+> Chọn kiểu n?t vi?n trong hộp Line Style trên thanh Tables and Borders (n?u muốn bỏ n?t ki?n chọn Line Style là No Border).
+> Nhấn nút Draw Table rồi thực hiện thao tác vẽ trên các đường cần tạo n?t vi?n hoặc muốn xoá n?t vi?n đi.
h - Xoá đường trong bảng
Để xoá đường trong bảng nhấn nút Eraser rồi thực hiện thao tác vẽ trên các đường muốn xoá.
VI - Thay đổi dạng thức hiển th? tài liệu
1 - Các ch? độ trình bày màn hình
a - Ch? độ thường
Để giảm thời gian xử l? tài liệu người ta thường làm việc ở ch? độ Normal. Ch? độ này cho ph?p quan sát tất cả các đ?nh dạng đặc biệt trên màn hình rất giống khi in ra giấy. Tuy nhiên một số đặc điểm khác như: tiêu đ?, đường ranh giới văn bản… không được hiện hoặc đơn giản hoá để tăng tốc độ soạn thảo.
Để chuyển sang ch? độ này chọn lệnh Normal trong trình đơn View hoặc bấm vào nút đầu tiên g?c dưới bên trái thanh cuộn ngang để chọn.
b - Ch? độ tổ chức tài liệu dưới dạng trang Web
ở ch? độ này tài liệu được hiển th? giống như được duyệt bởi một trình duyệt Web.
Muốn chuyển sang ch? độ này chọn lệnh Web Layout trong trình đơn View hoặc bấm vào nút thứ hai g?c dưới bên trái thanh cuộn ngang để chọn.
c - Ch? độ trình bày trang
Đây là ch? độ trình bày trang giống như khi in ra giấy. N? hiện tất cả các thành phần hiện c? của 1 trang tài liệu. Nhược điểm của ch? độ này là làm cho tốc độ xử l? của Word giảm đi đáng kể.
Chọn lệnh Print Layout t? trình đơn View hoặc bấm nút biểu tượng thứ ba ở thanh cuộn ngang để chuyển sang ch? độ Print Layout.
d - Ch? độ tổng quan
Dùng ch? độ tổng quan để tạo ra những phần t?m tắt và để kiểm tra cấu trúc của một tài liệu. ở đây ta c? thể chọn để chỉ xem các mục tiêu đ? lớn của tài liệu và dấu đi tất cả các chi ti?t, mục nhỏ hơn trong công việc xem các tiêu đ? lớn cùng với các văn bản phụ đi k?m n?, hoặc chuyển n? đ?n một v? tr? mới. Muốn sử dụng tốt đặc t?nh này ta cần phải gán các kiểu trình bày mục tiêu đ? cho các tiêu đ? của tài liệu. Thông thường đ? là các kiểu trình bày: Heading, List, Body text…
Tác dụng: Hỗ trợ mạnh cho việc tổ chức lại nội dung của các tài liệu lớn, thay đổi các mục tiêu đ?, di chuyển hay sao ch?p các nội dung văn bản…
Vào View và chọn Outline để chuyển sang ch? độ này.
2 - Xem tài liệu trước khi in
+> Mở trình đơn File chọn lệnh Print Preview.
+> Tài liệu được hiển th? dưới dạng như khi n? được in ra giấy.
+> Thanh công cụ Print Priview.

In tài liệu
Bật/tắt ch? độ ph?ng to tại v? tr? được trọn.
Hiển th? chọn vẹn 1 trang tài liệu trên màn hình
Chọn hiển th? nhi?u trang tài liệu cùng một lúc
Thay đổi tỉ lệ khung nhìn



Trợ giúp theo ngữ cảnh
Đ?ng ch? độ xem nhanh
Hiển th? đầy màn hình
Co lại tài liệu cho v?a một trang màn hình
Bật/tắt hiển th? thước
+> Chọn nút Close để quay v? tài liệu hiện hành.
3 - Thay đổi tỉ lệ hiển th? tài liệu
Để thay đổi tỉ lệ hiển th? tài liệu mở trình đơn View chọn lệnh Zoom rồi chọn tỉ lệ hiển th? ở mục Zoom to hay đặt tỉ lệ tuỳ ? tại hộp Percent.
4 - Bật tắt hiển th? các thanh công cụ
Để bật hay tắt hiển th? các thanh công cụ mở trình đơn View chọn Toolbars rồi chọn thanh công cụ cần hiện hoặc ẩn.
Để thêm hoặc bớt nút lệnh trên thanh công cụ chọn lệnh Customize… khi hộp thoại Customize xuất hiện chọn thẻ chọn thẻ Commands, để lại bỏ nút lệnh chỉ cần k?ch vào nút lệnh đ? rồi k?o n? ra khỏi thanh công cụ. Muốn thên nút lệnh cần chọn loại lệnh ở mục Categories rồi k?ch vào nút lệnh cần thêm trong hộp Commands vào k?o n? vào thanh công cụ cần đặt.
Lưu ?: Một số thanh công cụ sẽ tự hiển th? khi chọn làm việc với đối tượng của n?.
VII - Đối tượng của microsoft Word
1 - Ch?n k? hiệu đặc biệt
+> Xác đ?nh v? tr? muốn ch?n k? hiệu đặc biệt vào tài liệu soạn thảo.
+> Thực hiện lệnh Symbol… trong thực đơn Insert.
+> Chọn thẻ Symbol rồi chọn bộ k? tự đặc biệt trong hộp Font. Chọn font Symbol để hiện th? bảng danh sách k? tự đặc biệt hoặc chọn Wingdings để hiện th? bảng danh sách biểu tượng đặc biệt.

+> Chọn k? hiệu cần ch?n rồi k?ch chuột vào nút Insert.
+> Thực hiện lại hai thao tác trên để ch?n các k? hiệu khác nhau.
+> Chọn Close để đ?ng hộp thoại.
2 - Ch?n ảnh vào tài liệu
+> Đặt con trỏ tại v? tr? muốn ch?n ảnh.
+> Thực hiện lệnh Picture  Clip Art… trong thực đơn Insert.
+> Khi hộp thoại xuất hiện chọn thẻ Pictures ti?p theo chọn loại ClipArt.
+> Chọn ảnh cần ch?n rồi nhấn nút Insert Clip.
+> Để k?t thúc lệnh nhấn nút Close để đ?ng cửa sổ Insert ClipArt.
3 - Soạn thảo công thức
+> Đặt con trỏ đ?n v? tr? cần ch?n.
+> Thực hiện lệnh Object.. trong trình đơn Insert.
+> Chọn thẻ Creat New sau đ? chọn Microsoft Equation 3.0 trong hộp Object Type.
+> Word chuyển vào môi trường soạn thảo Equation. Trên cửa này các thành phần đáng quan tâm:
- Thanh menu : chủ y?u chứa các lệnh đ?nh dạng công thức.
- Vùng soạn thảo công thức.
- Thanh công cụ Equation, thanh này gồm hai hàng nút công cụ: Hàng trên trên chứa các nút dùng ch?n các k? hiệu đặc biệt, hàng dưới chứa các nút tạo công thức.

+> Soạn thảo công thức, khi muốn k?t thúc k?ch chuột ra màn hình soạn thảo để quay v? cửa sổ tài liệu hiện hành.
4 - Tạo hiệu ứng đặc biệt
+> Bật thanh công cụ Drawing rồi chọn nút Insert WordArt.
+> Chọn kiểu WordArt ở danh sách v?a xuất hiện.
+> Nhập nội dung của WordArt trên cửa sổ Edit WordArt Text  OK.
+> Ti?n hành hiệu chỉnh hiệu ứng, công việc này được thực hiện chủ y?u trên thanh công cụ WordArt và bằng thao tác thay đổi k?ch thước của hiệu ứng.
* Thanh công cụ WordArt:
Ch?n 1 WordArt mới
Thay đổi nội dung của WordArt v?a tạo
Thay đổi kiểu của WordArt v?a tạo
Đ?nh dạng WordArt
Thay đổi hình dáng WordArt
Xoay WordArt



Thay đổi độ dãn của văn bản trong hiệu ứng
Canh chỉnh văn bản trong hiệu ứng
Xoay đứng văn bản trong hiệu ứngX
Tăng chi?u cao của văn bản trong hiệu ứng
Thay đổi kiểu bao bọc của văn bản với WordArt
5 - Hiệu chỉnh các đối tượng
a - Thay đổi k?ch thước đối tượng
+> Chọn đối tượng cần thay đổi k?ch thước, khi xuất hiện đường bao như hình vẽ:

+> Đặt chuột tại các nút  khi n? chuyển thành  thì k?ch k?o để thay đổi thay đổi k?ch thước của đối tượng.
b - Hiệu chỉnh nội dụng
Để hiệu chỉnh nội dụng của đối tượng nào k?ch k?p vào đối tượng đ?, khi đã vào môi trường tạo đối tượng ti?n hành hiệu chỉnh nội dung.
VIII - Đồ họa trong Winword
1- Cách vẽ 1 chi ti?t
+> Chọn nút công cụ vẽ.
+> K?o con trỏ chuột đ?n v? tr? cần vẽ, lúc này con trỏ c? hình dấu cộng (+).
+> K?ch giữ ph?m chuột tại v? tr? xuất phát rồi k?o v? hướng muốn phát triển hình .
+> Khi trên màn hình xuất hiện n?t vẽ như mong muốn nhả tay để k?t thúc vẽ.
2 - Thanh công cụ Drawing
Nút hiệu chỉnh n?t vẽ (Group, UnGroup, Order, Grid, Rotate and flip, Text Wrapping, Change AutoShape, Set AutoShape Default)
Chọn đối tượng
Xoay tự do đối tượng
Các công cụ vẽ hình với kiểu dáng thi?t k? trước
Công cụ vẽ đường thẳng
Công cụ vẽ m?i tên
Công cụ vẽ hình chữ nhật
Công cụ vẽ hình tròn
Công cụ vẽ hộp văn bản
Ch?n hiệu ứng đặc biệt
Ch?n ảnh vào tài liệu



Thay đổi màu n?n
Thay đổi màu n?t vẽ
Thay đổi màu văn bản
Thay đổi kiểu n?t vẽ
Thay đổi kiểu đường gạch ngang
Thay đổi kiểu m?i tên
Tạo b?ng 2 chi?u
Tạo b?ng 3 chi?u



VIII - Hoàn thiện và in tài liệu
1 - Tự động đánh số trang
+> Chuyển tài liệu cần đánh số trang thành hiện hành.
+> Chọn lệnh Page Number t? menu lệnh Insert.

+> Xác đ?nh v? tr? muốn đánh số trang ở hộp Poisition:
- Top of Page (Footer) : Chọn đánh số ở đầu trang.
- Bottom of Page (Header) : Chọn đánh số ở cuối trang.
+> Trong hộp Aligment chọn Left, Center, Right, Inside, Outside để đặt trang ở bên trái, giữa, bên phải, ph?a trong hay ph?a ngoài gáy giấy.
+> N?u muồn đánh trang bắt đầu t? v? tr? bất kỳ nhấn nút Format… rồi nhập giá tr? vào hộp Start at.
+> OK để Word ti?n hành tự động đánh số trang.
2 - Thêm tiêu đ? cho trang tài liệu
+> Chuyển tài liệu cần tạo tiêu đ? thành hiện hành.
+> Vào menu View và chọn lệnh Header and Footer phần diện t?ch dành cho tiêu đ? sẽ được xuất hiện cùng với thanh công cụ Header and Footer.
+> Chuyển đ?n tiêu đ? cần tạo rồi nhập nội dung cho tiêu đ? đ?.
* Nội dung của tiêu đ? c? thể đ?nh dạng như văn bản bình thường.
+> Bấm vào nút Close để chuyển v? màn hình soạn thảo.
3 - Xoá bỏ các tiêu đ? v? số trang
Muốn xoá bỏ tiêu đ? và số trang, mở hiển th? tiêu đ? của một trang bất rồi xoá h?t nội dung của n?, sau đ? đ?ng tiêu đ? như vậy phần tiêu đ? sẽ tự động được loại bỏ cho tất cả các trang.
4 - In tài liệu
a - Thao tác in
+> Mở hoặc chuyển sang tài liệu cần in.
+> Kiểm tra tài liệu trước khi in.
+> Chọn lệnh Print… trong trình đơn File.

+> Kiểm tra lại các thi?t lập của máy in ngầm đ?nh ở mục Printer.
+> Chọn vùng in trong mục Page Range gồm các tuỳ chọn: All in toàn bộ các trang trong tài liệu; Current page in trang hiện thời (trang chứa con trỏ soạn thảo); Selection in vùng văn bản đã được chon trước; Pages in trang chỉ đ?nh, n?u là các trang liên ti?p dùng dấu " -" để ngăn cách trang đầu và trang cuối, các trang không liên ti?p dùng dấu "," để ngăn cách.
+> Đặt số lượng bản in vào hộp Copies; tuỳ chọn Collate dùng đặt thứ tự in.
+> Kiểm tra đối tượng in ở hộp Print What đảm bảo đã chọn Document.
+> Xác đ?nh trang in tron hộp Print chọn:
- All Pages in Range in toàn bộ các trang trong tài liệu.
- Old Pages in các trang lẻ tong tài liệu.
- Even Pages in các trang chẵn trong tài liệu.
+> Nhấn OK để bắt đầu in tài liệu.
b - Huỷ bỏ công việc in
Nhấn ESC khi Word đang thực hiện thủ tục Background Printing, n?u không k?p hãy k?ch k?p chuột nên biểu tượng trạng thái in hoặc chuyển sang trình đi?u khiển máy in trong lệnh Purge Print Documents.
Để thi?t lập ch? độ Background Printing sử dụng hộp thoại Option thẻ Print.

IX - Công cụ của Word
1 - AUTO TEXT
a - Tạo AutoText
+> Chọn đoạn văn bản cần tạo Auto Text.
+> Chọn lệnh AutoCorrect… trong trình đơn Tools.
+> Chọn thẻ AutoText rồi nhập tên AutoText cần tạo ở mục Enter AutoText entries here, sau đ? k?ch nút Add.
b - Sử dụng AutoText
+> Đặt con trỏ tại v? tr? muốn ch?n AutoText gõ vào tên của AutoText cần ch?n rồi nhấn ph?m F3.
c - Xoá AutoText
Mở hộp thoại AutoCorrect chuyển đ?n thẻ AutoText chọn AutoText cần xoá và k?ch vào nút Delete.
2 - Tự động sửa lỗi khi nhập văn bản
a - Đ?nh nghĩa chuỗi AutoCorrect
+> Mở trình đơn Tools chọn lệnh AutoCorrect…  Thẻ AutoCorrect.

+> Nhập nội dung sẽ được thay th? tại mục Replace (chuỗi c? thể dài đ?n 14 k? tự nhưng không được chứa khoảng trắng).
+> Nhập nội dung cần thay th? tại mục With.
+> K?ch nút Add để đưa t? v?a đ?nh nghĩa vào danh sách.
+> K?ch OK để k?t thúc lệnh.
b - Tự động sửa lỗi
Công cụ này cho ph?p tự động sửa các t? b? lỗi khi gõ văn bản thành các t? ch?nh xác đã cài đặt trước. Vì vậy c? thể lợi dụng công cụ này để tạo ra các cụm t? gõ nhanh giống như AutoText. Khi sử dụng ta chỉ cần gõ cụm t? thay th?, sau ph?m SpaceBar nội dung thay th? sẽ hiện ra màn hình soạn thảo.
3 - Tạo và thực hiện một Macro
Macro là một chương trình nhỏ gồm một nh?m các lệnh, c? thể gán cho tổ hợp ph?m n?ng. Khi thực hiện Macro chỉ việc bấm tổ hợp ph?m n?ng, các lệnh trong chương trình của Macro lần lượt được ti?n hành.
a - Tạo một Macro
+> Mở trình đơn Tools  Macro chọn lệnh Record New Macro…

+> Đặt tên cho Macro trong hộp Macro Name rồi chọn OK hoặc chọn gán macro cho thanh công cụ hoặc bàn ph?m.
+> Thực hiện các lệnh cần ghi vào Macro, để tạm d?ng ghi các lệnh vào Macro chọn nút lệnh Pause, k?t thúc việc nhập k?ch chuột tại nút Stop.
+> Thực hiện lệnh Save all trong trình đơn File để lưu các lệnh vào Macro v?a tạo.
b - Chạy một Macro
C? hai cách để thực hiện macro:
+> Chọn Macro t? đối tượng mà n? đã được gán.
+> Dùng hộp thoại:
- Chọn lệnh Macros… trong trình đơn Tools \Macro.
- Trong hộp thoại Macro name chọn tên của Macro cần chạy.
- Chọn nút Run Word sẽ đ?ng hộp hội thoại và thực hiện các lệnh trong Macro .
c - Xoá Macro
Mở hộp thoại Macros, chọn tên Macro cần xoá trong hộp Macro name rồi k?ch chuột vào nút Delete.
4 - Kỹ thuật trộn tài liệu
<+> Tạo tệp tài liệu ch?nh
+> Soạn thảo nội dung của tài liệu ch?nh.
+> Mở trình đơn Tools chọn lệnh Mail Merge…
+> Khi hộp thoại Mail Merge Helper xuất hiện nhấn nút Creat chọn Form Letters… rồi chọn ti?p Active Windows.
<+> Tạo cơ sở dữ liệu nguồn
+> Trên hộp thoại Mail Merge Helper nhấn nút Get Data ở mục Data Source rồi chọn ti?p lệnh Creat Data Source…

+> Khai báo các trường xuất hiện trong CSDL nguồn bằng cách:
- Nhập tên trường ở hộp Field name.
- Nhấn nút Add Field Name. Để bỏ trường đã thêm vào Field names in header row chọn tên của n? rồi nhấn Remove Field Name.
- Nhấn OK để k?t thúc khai báo.
+> Thực hiện thao tác ghi tệp CSDL nguồn lên đĩa.
+> Chọn nút lệnh Edit Data Source.

+> Nhập dữ liệu bản ghi cho tệp CSDL nguồn trên các trường đã khai báo.
+> Nhấn nút Add New để tạo bản ghi mới, nhấn OK để k?t thúc nhập.
<+> K?t hợp CSDL nguồn với tài liệu ch?nh
+> Đặt con trỏ soạn thảo đ?n v? tr? muốn ch?n trường CSDL nguồn.
+> Nhấn nút Insert Merge Field trên thanh công cụ Mail Merge khi bảng danh sách xuất hiện chọn tên trường cần ch?n.
+> Nhấn nút View Merge Data trên thanh công cụ Mail Merge để hiển th? CSDL nguồn đã được k?t hợp vào tài liệu ch?nh.
<+> Thanh công cụ Mail Merge
Ch?n các trường cần k?t hợp do người dùng tạo ra
Ch?n các trường cần k?t hợp do Word tạo sẵn
Xem dữ liệu đã được k?t hợp
Xem bản ghi đầu tiên
Xem bản ghi trước
Bản ghi hiện hành
Xem bản ghi k? ti?p
Xem bản ghi cuối cùng

Hiển th? hộp thoại Mail Merge Helper
Kiểm tra lỗi k?t hợp
K?t hợp CSDL nguồn đã tạo với một tài liệu mới
In tài liệu k?t hợp
Tạo k?t hợp
Tìm ki?m bản ghi
Soạn sửa tệp CSDL nguồn